DEDDF RHYDDID GWYBODAETH 2000
CYNLLUN CYHOEDDI CYNGOR TREF LLANELLI
Lynn Davies
Clerc y Dref Mawrth 2003
LLANELLI TOWN COUNCIL
1. Cefndir
1.1 Pasiwyd Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (“y Ddeddf”) ar 30ain Tachwedd 2000. Mae’r Ddeddf yn berthnasol i bob “awdurdod cyhoeddus “ yn Lloegr a Chymru – gan gynnwys cynghorau tref a chymuned – a’r nod yw hyrwyddo diwylliant o natur agored ymysg awdurdodau lleol.
1.2 Mae eisoes gan yr unigolyn, yn ôl Deddf Diogelu Data 1998, hawl mynediad at ddata amdanynt eu hunain sydd wedi’i storio ar gyfrifiadur (ac ar rhai ffeiliau papur). Mae’r Ddeddf yn ymestyn yr hawl, ac yn caniatáu mynediad i ddosbarthiadau amrywiol eraill o wybodaeth sydd ym meddiant awdurdodau cyhoeddus, pa un ai personol neu beidio.
1.3 Rhaid i gynllun cyhoeddi nodi’r canlynol:
· Pa ddosbarthiadau gwybodaeth mae’r cyngor yn cyhoeddi,neu’n bwriadu eu cyhoeddi;
· ym mha ffordd y cyhoeddir neu y bwriedir cyhoeddi’r wybodaeth ymhob dosbarth, ac
· os ydy’r wybodaeth, neu os bwriedir i’r wybodaeth fod ar gael i’r cyhoedd yn ddi-dâl, neu os codir ffi.
1.4 Mae’r Ddeddf yn rhoi’r hawl i unrhywun i wneud cais ysgrifenedig at awdurdod cyhoeddus er mwyn cael gwybodaeth. Rhaid i’r awdurdod:
· gadarnhau’n ysgrifenedig ei fod yn dal y wybodaeth (“ y dyletswydd i gadarhau neu wadu”) ac os felly
· cyfleu’r wybodaeth i’r person hwnnw.
1.5 Fodd bynnag, mae’r Ddeddf yn rhestri 23 categori o wybodaeth sy’n eithriedig. Mae’r rhain yn ymwneud â meysydd megis diogelwch cenedlaethol, gweithredu’r gyfraith a materion masnachol. Yn yr achosion yma, ni fydd rhaid i’r awdurdodau ddatgelu gwybodaeth, os ydy’r wybodaeth o fewn categori hollol eithriedig, neu (mewn achosion eraill) os ydynt yn argyhoeddiedig nad yw datgelu’r wybodaeth o fudd i’r cyhoedd. Gallant hefyd wrthod cyhoeddi gwybodaeth os ystyrient bod:
· cost crynhoi’r wybodaeth yn ormodol
· ceisiadau am y wybodaeth yn niferus neu’n flinderus.
1.6 Goruchwilir a gorfodir y ddeddf gan y Comisiynydd Gwybodaeth (cyn hyn y Comisiynydd Diogelu Data), bydd yn cynnig canllawiau ynglyn â sut i weithredu, ac ar arfer da, a bydd ganddo bwerau gorfodi eang. Mae manylion cyswllt y Comisiynydd fel a ganlyn:
| Ty Wycliffe, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF |
Ffôn: 01625 545827 Ffacs: 01625 524510 |
- 1 -
2. Cynllun y Cyngor
2.1 Mae’r Cyngor yn cefnogi’r egwyddor o fod yn agored a thryloyw ymhob agwedd ac yn croesawu’r hyn y mae’r ddeddf am ddatblygu ymysg awdurdodau cyhoeddus.
2.2 Er mwyn ateb goblygiadau’r Ddeddf, mae’r Cyngor wedi mabwysiadu cynllun cyhoeddi model i’r cynghorau tref a chymunedol. Mae’r cynllun model yma wedi derbyn sęl bendith y Comisiynydd Gwybodaeth am y cyfnod 28ain Chwefror, 2003 hyd at 28ain Chwefror, 2007. Yn ystod y cyfnod yma, mae’n ofynnol i’r Cyngor,yn ôl adran 19 (1)(b) o’r Ddeddf, i gyhoeddi gwybodaeth yn unol â’r cynllun. Ar ddiwedd y cyfnod yma, bydd rhaid i’r Cyngor feithrin cynllun cyhoeddi model diwygiedig, neu i gyflwyno cynllun ei hunan i’w gymeradwyo.
2.3 Mae’n bosib astudio’r cynllun yn swyddfeydd y Cyngor, Yr Hen Ficerdy, Sgwar Neuadd y Dref, Llanelli, Sir Gaerfyrddin, SA15 3DD, ac yn Llyfrgell Gyhoeddus Llanelli. Yn ogystal, bwriedir cyhoeddi’r cynllun ar we-fan y Cyngor (www.llanellitowncouncil.gov.uk).
2.4 Yn unol â darpariaethau’r Ddeddf, mae cynllun y Cyngor yn nodi pa ddosbarthiadau o wybodaeth mae’n cyhoeddi, neu’n bwriadu ei gyhoeddi. Yn achlysurol, mae dosbarth o wybodaeth yn cynnwys gwybodaeth eithriedig ni ellir ei gyhoeddi. Mewn achos o’r math, bydd y rheswm am yr eithriad yn cael ei ddatgan yn glir. Mae’r cynllun yn eithrio’n gyffredinol gohebiaeth wedi ei anfon neu ei dderbyn gan y Cyngor, a hefyd popeth sy’n berthnasol i unigolion: mae’r holl wybodaeth yma’n ddata personol yn ôl Deddf Diogelu Data 1998.
2.5 Mewn rhai achosion, mae terfyn wedi ei osod ar oedran y ddogfen. Er mwyn osgoi amheuaeth, nid yw hyn o rheidrwydd yn golygu na fydd gwybodaeth sydd y tu hwnt i’r dyddiad hwnnw yn cael ei ddatgelu, ond yn syml, ni fydd ar gael yn reolaidd o fewn y cynllun cyhoeddi.
2.6 Mae’r wybodaeth ymhob dosbarth ar gael fel copi caled drwy wneud cais at Glerc y Dref, neu mae’n bosib ei archwilio yn swyddfeydd y Cyngor.
2.7 Polisi Codi Tâl
2.7.1 Os bydd angen y wybodaeth ar ffurf copi caled, codir tâl i ddiwallu costau. Mae manylion am y taliadau yma am wybodaeth o dan y cynllun wedi eu rhestri isod. Os codir tâl am gais, gofynnir i’r sawl sydd yn gwneud yr ymholiad os ydynt am barhau gyda’r cais, cyn bod y gwaith yn cael ei wneud. Adolygir lefel y taliadau yn gyson. Dyma feini prawf codi tâl:
Gwybodaeth sydd ar gael yn rhad ac am ddim
Ni chodir tâl naill am archwilio gwybodaeth sydd yn gynhwysiedig yn y cynllun cyhoeddi yma neu am ateb ymholiadau ffôn sy’n gysylltiedig â’r cynllun.
Costau llungopďo, Post a Gweinyddu
Codir tâl am gopďau o ddogfennau/wybodaeth ymhob dosbarth o’r cynllun cyhoeddi. Bydd y tâl yn cynnwys y canlynol(os yn briodol):
- 2 -
Llungopďo - 10c pob ochr tudalen
Gweinyddu - Ł3.50
Post - cost go-iawn
Ond os bydd costau llungopďo yn llai na Ł1.00, ni chodir tâl gweinyddu.
Codi tâl am yr amser y treulir yn Casglu ac yn Paratoi Gwybodaeth
Os fydd casglu neu paratoi y wybodaeth y ceisir amdano yn ôl y cynllun yn cymryd amser sylweddol, codir tâl am y cyfanswm o amser staff sydd yn cael ei dreulio wrth ei baratoi. Seilir y costau ar dâl yr awr yr aelod staff sy’n gwneud y gwaith.
Ateb Ceisiadau am Wybodaeth
Nod y Cyngor yw ateb ceisiadau cyn gynted â phosib, ac o fewn y terfyn amser o 20 diwrnod gwaith, fel mae adran 10(1) y Ddeddf yn pennu.
2.8 Cyfrifoldeb am y Cynllun
Clerc y Dref sydd a chyfrifoldeb am y cynllun. Gellir cysylltu ag ef fel a ganlyn:
Yr Hen Ficerdy,
Sgwar Neuadd y Dref,
Llanelli,
SA15 3DD
Ffôn: 01554 774352
Ffacs: 01554 770376
e-bost: lynnd@llanellitowncouncil.gov.uk
2.9 Dosbarthiadau Gwybodaeth
2.9.1 Isod, ceir y manylion am y dosbarthiadau gwybodaeth sydd wedi eu cynnwys yng nghynllun cyhoeddi’r Cyngor.Wrth i’r cynllun datblygu, dros gyfnod, ychwanegir mwy o wybodaeth ato.
2.9.2 DOSBARTHIADAU CRAIDD GWYBODAETH
[NODER: Mae pob testun gwybodaeth sydd wedi ei danlinellu ag sydd a C yn ymddangos gyferbyn ag ef ar gael yn Gymraeg hefyd.]
DOSBARTH 1: ARFER A GWEITHREDU MEWNOL Y CYNGOR
Cofnodion cyfarfodydd y cyngor, pwyllgorau ac is-bwyllgorau, o fewn y ddwy flynedd ddiwethaf.
Rheolau Sefydlog Gweithdrefniadol.
- 3 -
Cynhwysir y dogfennau opsiynol hyn:-
C Agendâu a phapurau cynorthwyol cyfarfodydd y cyngor, pwyllgorau ac is-bwyllgorau – cyfyngedig ymhob achos i’r cyfarfod nesaf. Cylchoedd Gwaith Pwyllgorau.
DOSBARTH 2: COD YMDDYGIAD
Datganiadau Derbyn Swydd Aelodau
Cofrestr o Fuddianau’r Aelodau
DOSBARTH 3: AROLWG ETHOLIADOL CYFNODOL
Gwybodaeth yw hyn sydd yn ymwneud â newidiadau i drefn etholiadol cynghorau plwyf, tref a chymuned. Mae’n cynnwys argymhellion er creu wardiau newydd, newid wardiau sy’n bodoli ar hyn o bryd, cynigion am enwau i wardiau newydd a newidiadau yn y nifer o gynghorwyr sy’n cael eu hethol i’r cyngor.
Gwybodaeth sydd yn berthnasol i’r Arolwg Etholiadol Cyfnodol diwethaf yn ardal y cyngor.
Gwybodaeth sydd yn berthnasol i’r arolwg ffiniau diweddaraf yn ardal y cyngor.
DOSBARTH 4: ARFER A GWEITHDREFN CYFLOGI
Termau ac amodau cyflogaeth.
Disgrifiadau swydd.
Polisi Cyfle Cyfartal
Polisi Iechyd a Diogelwch
Strwythur Staffio
Eithriedig: “Cofnodion personol” h.y. gwerthusiadau, manylion cyflog aelodau staff unigol, cofnodion disgyblu, cofnodion salwch a’u tebyg, gan eu bod oll yn ddata personol yn ôl Deddf Diogelu Data 1998.
Atebion i geisiadau cynllunio
Eithriedig:- Copďau o ymgynghoriadau cynllunio, y Cynllun Datblygu Unedol, y Cynllun Strwythur, y Cynllun Lleol a mapiau yn dangos Hawl Mynediad/Llwybrau gan eu bod ar gael o’r awdurdod cynllunio lleol ac o’r awdurdod priffyrdd.
- 4 -
DOSBARTH 6: ARCHWILIO A CHYFRIFON
Ffurflen elw flynyddol – cyfyngedig i’r flwyddyn ariannol ddiwethaf.
Adroddiad blynyddol yr Archwiliwr (mewnol ac allanol) – cyfyngedig i’r flwyddyn ariannol ddiwethaf.
Llyfrau Talu/Derbyn, llyfrau Derbynnebau o bob math.
Datganiadau Banc yr holl gyfrifon – cyfyngedig i’r flwyddyn ariannol ddiwethaf.
Cais hawlio cyfran o’r dreth – cyfyngedig i’r flwyddyn ariannol ddiwethaf.
Cofnodion TAW – cyfyngedig i’r flwyddyn ariannol ddiwethaf.
Rheolau Sefydlog a Rheoliadau Ariannol.
Cofrestr asedau – bydd hyn (os yn addas) yn cynnwys manylion tir comin sydd ym meddiant y cyngor, gan gynnwys cynlluniau rheoli tir comin, yn ogystal â neuaddau bentref, canolfannau cymunedol a meysydd chwarae.
Asesiadau Risg.
Cynhwysir y dogfennau opsiynol hyn:
Caniatâd i fenthyca.
Ffioedd a thaliadau y codir gan y cyngor.
Cofnodion arolygu diogelwch, e.e. am feysydd chwarae.
Cofrestr/ ffeil lwfansau’r aelodau.
Eithriedig:- gwybodaeth masnachol-sensitif e.e. dyfyniadau a thendrau, dogfennaeth benthyciadau, a pholisďau yswiriant. Wrth ystyried dyfyniadau a thendrau, trinir y wybodaeth yma’n gyfrinachol er mwyn sicrhau bod yr holl broses o dendro yn un deg, h.y. pe byddai gwybodaeth tendro yn cael ei ryddhau i 3ydd person cyn diwedd y cyfnod tendro, gallai’r 3ydd person gynnig pris yn is na rheini a oedd wedi cyflwyno tender yn y lle cyntaf, a/neu gallai’r tendrwyr gwreiddiol gael eu hanfanteisio’n annheg.
2.9.3. DOSBARTHIADAU OPSIYNOL O WYBODAETH
DOSBARTH 7: DATBLYGU A GWEITHREDU POLISI
Datganiadau Polisi wedi eu cyhoeddi gan y cyngor *
Ymatebion y cyngor i bapurau ymgynghorol *
Dadansoddiad o ymatebion i ymgynghoriadau cyhoeddus
y mae’r cyngor wedi eu derbyn. *
* cyfyngedig i’r deuddeg mis diwethaf.
DOSBARTH 8: IS-DDEDDFAU
DOSBARTH 9: CYLCHLYTHYRON Y CYNGOR
C Arweinlyfr cymunedol tref, plwyf.
C Hanes tref, plwyf neu cymuned (neu cyhoeddiad tebyg wedi ei gomisiynu).
- 5 -
DOSBARTH 10: Y CELFYDDYDAU, ADLONIANT A GWYBODAETH I DWRISTIAID
Amherthnasol.
DOSBARTH 11: RHANDIROEDD
Cynlluniau.
Cytundebau tenantiaeth safonol.
Eithriedig:- cytundebau tenantiaeth unigol a chofnodion taliadau rhent, o dan deddfau preifatrwydd a diogelu data.
DOSBARTH 12: MANNAU CLADDU
DOSBARTH 13: GWERTH GORAU
Amherthnasol.
- 6 -